Checklist para organizar un evento con tatuador
Todo lo que hay que tener resuelto antes de que llegue el día, ordenado por momentos. Sirve igual para una boda, un cumpleaños o un evento de empresa.
- Al contratar: formato, horas, aforo real y qué incluye el precio.
- Un mes antes: catálogo cerrado y comunicación a los asistentes.
- La semana de antes: espacio confirmado, luz, enchufe y plan B de lluvia.
- El día: montaje con margen, horario antes del alcohol, cuidados por escrito.
Casi todos los problemas de un evento con tatuador vienen de cosas que se dan por supuestas: que habrá luz, que habrá enchufe, que dará tiempo a todos. Esta lista existe para que ninguna de esas se dé por supuesta.
Está ordenada por momento, no por importancia.
Al contratar
- ¿Permanente o temporal? Primera decisión, y condiciona todo lo demás.
- ¿Cuántas horas de servicio? Y cuántas de montaje y desmontaje aparte.
- ¿Cuántas personas entran de verdad en ese tiempo? Si la respuesta es vaga o demasiado optimista, mala señal.
- ¿Qué incluye el precio? Diseño del catálogo, material, desplazamiento, montaje, consentimientos.
- ¿Cómo se factura? Bloque cerrado o por persona con mínimo garantizado.
- ¿Hay seguro de responsabilidad civil? Y acreditación higiénico-sanitaria.
- ¿Qué pasa si se aplaza el evento? Que esté por escrito.
- ¿Hace falta un segundo tatuador? Es la única forma real de doblar el aforo.
Un mes antes
- Catálogo de diseños cerrado. Dibujado, revisado y aprobado. Nada de decidirlo la semana de antes.
- Catálogo impreso a tamaño real. En papel se elige mucho más rápido que en pantalla.
- Comunicación a los asistentes. Avisad de que habrá tatuajes y de si son permanentes o temporales. Quien se lo esté pensando llega con la idea medio hecha.
- Decidid el formato de acceso: abierto por orden de llegada o lista cerrada.
- Si es lista cerrada, avisad individualmente a quienes estén invitados a participar.
Para el catálogo, tenéis el detalle en cómo elegir los diseños flash.
La semana de antes
Todo esto se confirma con el espacio, no con el organizador:
- Ubicación exacta de la estación dentro del recinto. Ir a verla si se puede.
- Luz. ¿Hay luz natural a esa hora? ¿Se puede colocar un foco? ¿Hay dónde enchufarlo?
- Enchufe confirmado y a qué distancia está.
- Mesa y dos sillas comprometidas por el espacio, o las lleva el tatuador.
- Punto de agua más cercano.
- Plan B de lluvia si la estación iba al aire libre. Sin techo no se tatúa: no es una preferencia, es que el material estéril no puede mojarse.
- Hora de acceso al recinto para montar, y a quién preguntar al llegar.
- Aparcamiento o zona de carga. El material pesa.
La pregunta que más veces se olvida y más veces da problemas: ¿dónde está el enchufe?
Os lo montamos de principio a fin
Catálogo, material, montaje, consentimientos e instrucciones de cuidado. Vosotros ponéis la fecha y el sitio; del resto nos ocupamos nosotros.
El día del evento
- Montaje con 45-60 minutos de margen antes de la hora de inicio.
- El servicio empieza antes del alcohol. Cóctel o sobremesa temprana, no después del baile.
- Hoja de inscripción visible con turnos por hora, para que nadie espere de pie.
- Cartel con el formato: permanente o temporal, y a partir de qué edad.
- DNI: recordadlo en la comunicación previa si el formato es permanente.
- Consentimientos firmados por cada persona antes de sentarse.
- Instrucciones de cuidado por escrito para cada tatuado. Nadie retiene nada en una fiesta.
- Alguien de contacto del evento localizable durante todo el servicio.
Los cinco errores que más se repiten
- Prometer tatuajes para todos en un evento de 150 personas. No da el tiempo, y la decepción es peor que no haberlo ofrecido.
- Colocar la estación en el centro de la pista. Ruido, tránsito y cero concentración.
- Dejar el catálogo para el último momento. Se nota, y ralentiza todo el servicio.
- Programar el tatuador después de la cena. A esas alturas se va a decir que no a la mitad de la gente.
- No tener plan B de lluvia. Es la causa número uno de servicios cancelados en el sitio.
Preguntas frecuentes
Para bodas y eventos con fecha fija, cuanto antes mejor: el catálogo de diseños necesita semanas de trabajo previo. Un mes y medio es un margen cómodo; menos de tres semanas complica el diseño a medida.
Sin espacio cubierto no se puede tatuar: el material estéril no puede mojarse y el viento y la luz lo hacen inviable. Tiene que haber un plan B a cubierto acordado por escrito.
Depende del acuerdo, y por eso hay que dejarlo claro por escrito. Algunos estudios llevan su propio mobiliario; otros cuentan con que lo aporte el espacio.
Sí, y mejora mucho el resultado. Quien se lo esté planteando llega con la zona pensada, sin crema ni bronceador encima y con el DNI, y eso agiliza todo el servicio.
Según el tipo de evento, tenéis el detalle en bodas, eventos de empresa y ferias y activaciones.